Este artículo está dirigido a todos los profesionales responsables de la salud y seguridad ocupacional en las organizaciones, especialmente las de mediano y gran tamaño que desean empezar un proyecto de sistematización en sus Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

En las últimas décadas han ocurrido profundos y rápidos cambios en las tecnologías informáticas aplicadas a la gestión de las empresas. Las áreas que hace un tiempo ni siquiera existían, ahora se consideran “estratégicas” para la gestión y administración.
Campos que han tenido un crecimiento vertiginoso han sido los de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), a nivel gubernamental han surgido normas y leyes que hacen crucial el cumplimiento de la legislación de SST y Medio Ambiente de las empresas; el Decreto 1072 del 31 de julio de 2015 es un ejemplo de ello.
Debido a que son áreas relativamente nuevas (en el sentido de relevancia) dentro de las empresas, la preocupación es evidente y se hace necesario realizar un seguimiento sistemático de las actividades de las personas involucradas, especialmente los médicos laborales, ingenieros industriales, profesionales HSEQ, entre otros, teniendo en cuenta la responsabilidad laboral, civil, e incluso penal, de las empresas y los responsables de la SST.


¿Cómo interviene un software de gestión en esta labor?

Partiendo de lo dicho, hablaremos ahora de una herramienta esencial en el desarrollo de los SG-SST en las empresas, como lo son los software de gestión, mostrando los problemas y posibles soluciones que se logran con su implementación, los riesgos asociados a los controles manuales y los beneficios que se obtienen para la gestión integral de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Para ello tomaremos como base los siguientes factores:

Problemas actuales
Las principales dificultades para quienes ejecutan los controles propios de la actividad, se reducen a lograr diferenciar entre solo sistematizar o implementar una rutina sistemática; el primer término se limita a comprar computadores, ponerlos en red, crear documentos estandarizados en Word (por ejemplo: certificados de salud) o algunas hojas de cálculo en Excel (controles de accidentes, por ejemplo), etc.

De esta manera el equipo informático se utiliza como una herramienta de ayuda para la vida cotidiana, para dar la “impresión” de que la empresa utiliza recursos informáticos. Sin embargo, esta alternativa no resuelve el problema de fondo, y sigue creando la sensación de que la empresa en esta área trabaja de una manera sistematizada, con una base de datos.

Recientemente encontramos una empresa donde todas las historias médicas estaban siendo llevadas en Excel, una planilla para cada uno de los empleados de la empresa (¡cerca de 1000 planillas siendo manipuladas!). No es necesario decir que esta alternativa para obtener información estadística es extremadamente difícil de manejar.

El contacto con las compañías a lo largo de los últimos años, nos hace comprobar que hay una gran preocupación por este tipo de alternativas, considerando especialmente aspectos de seguridad, reserva y manipulación de los datos en planillas. Hay frustración con los datos que desaparecen de las hojas de cálculo, los graves problemas de integración entre los diversos sectores de la empresa y obviamente las dificultades para tener información estadística desde hojas de trabajo o planillas.

¿Qué significa implementar un software de gestión en SST?
Consiste en utilizar un sistema de información estructurado y sistematizado, que permita el registro de datos en una base única que los guarde en una misma estructura corporativa y los deje a disposición de los responsables dentro de la organización, inclusive con su historial.

Y llevado a la práctica…
Significa que los procesos de salud y seguridad en la empresa serán registrados siempre en un mismo software y base de datos, teniendo así una rutina segura desde el punto de vista operacional y de la conservación de la información.
Para ilustrar mejor, ¿alguien imagina al departamento de Recursos Humanos realizando un cheque de nómina, escribiéndolo a mano y calculando manualmente el valor a pagar? Además del trabajo que esto significa, la razón principal por la que esto no se hace de esta manera es porque la empresa necesita tener los datos almacenados en una base corporativa segura, para su posterior uso.

De la misma manera, diversos procesos administrativos de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) necesitan controles, citemos algunos de ellos para aclarar mejor la situación: comunicaciones de accidentes de trabajo, recibos de entrega de los EPP, generación de diversos informes, historias clínicas, informe médico anual, entre otros

En general, es posible comprobar la existencia de más de 30 rutinas o procesos administrativos en una empresa con controles diferentes en el área de la SST. Los controles exigidos en el Decreto 1072 son un ejemplo: indicadores, registros y no conformidades.

A través del control únicamente manual o con planillas de Excel u archivos en Word, las organizaciones cuentan con una lista o un conjunto de documentos separados, sin la integración y menos con la seguridad y confidencialidad requerida. Implantando un software como herramienta de ayuda, sería posible mantener todos los registros en un solo lugar, manteniendo los datos históricos por años, sin el riesgo de pérdida, proporcionando un acceso seguro y controlado de la información. Lo que al mismo tiempo crea un efecto de sinergia con la integración de las áreas de Seguridad y Salud en el Trabajo, permitiendo que procesos de recursos humanos se integren operacionalmente con los programas de riesgos en el día a día.

El uso de un sistema de información o software estructurado permite además la fácil implantación de procedimientos y políticas estandarizadas, haciendo así una gestión unificada para la empresa, lo que significa que a la hora de requerir una información estadística, podrá ser generada más fácilmente, ya que estará guardada en la base de datos de la compañía, lo que a su vez generará una imagen destacada de eficacia y eficiencia ante proveedores y agentes de control.


Autor: Ricardo Donner

Director Presidente de NEXO CS Informática S.A.

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